Aktentasche

Bestimmen Sie, wie Sie die Dateien abrufen möchten
Zunächst müssen Sie entscheiden, wie Sie die Dateien abrufen möchten. Möchten Sie, dass die Dateien nach Veranstaltung, Thema oder Vortragsauftrag sortiert werden? Bedenken Sie, dass Sie möglicherweise breite Kategorien und Unterkategorien verwenden möchten. Verwenden Sie dazu einen Hängeordner allgemein für die allgemeine Kategorie und manuelle Ordner für die spezifischen Unterkategorien. Ein Beispiel hierfür könnte sein, wenn Sie Ihre Subunternehmer organisieren möchten. Ihr Hauptordner würde „Contactors“ heißen. Die Manila-Ordner (Affiliate-Link) enthalten die Namen der Subunternehmer, die mit Ihrem Unternehmen zusammenarbeiten. Sie können dem manuellen Ordner eine Notiz mit dem Namen des hängenden Ordners hinzufügen, um den Personen, die die Datei zurückgeben, zu helfen.

Beschriften Sie jeden Hänge- und Manila-Ordner
Durch das Duplizieren von Etikettentiteln bleibt Ihre Datei im richtigen Hängeordner. Wenn Sie den Manila-Ordner entfernen, wissen Sie, in welchem ​​Abschnitt Sie ihn ablegen müssen, wenn Sie ihn zurückgeben müssen. Ein Beispiel hierfür wäre die Benennung einer Datei mit dem Namen eines Kunden, etwa „John Smith“. John Smith hätte einen Hängeordner und einen Manila-Ordner. Wenn also jemand den Ordner entfernt, weiß eine andere Person, dass er fehlt.

Bleiben Sie beim gleichen Etikettierungssystem
Wir verwenden hängende Ordner, um beim Hinzufügen des Tags zum Ordner zwei Möglichkeiten zu haben. Sie können auf der Rückseite des Hängeordners ein Etikett anbringen, um den Inhalt auf der Vorderseite hinzuzufügen. ODER Sie können den Anhänger an der Vorderseite der Hängemappe anbringen und die Papiere und Ordner auf der Rückseite des Anhängers platzieren. Wenn Sie vordere Tags und Dateien hinter der Registerkarte verwenden, bleiben Sie konsistent. Wenn Sie Farbordner für bestimmte Ordner verwenden, verwenden Sie diese Farben weiterhin. Die Innendateien und Hängeordner (Affiliate-Link) sollten abhängig von Ihren allgemeinen Kategorien die gleiche Farbe haben.

Lassen Sie in der Schublade Platz für neue Dateien
Das jährliche Bereinigen, um Platz für die Akten zu schaffen, trägt nicht nur dazu bei, dass Ihr Ablagesystem auf dem neuesten Stand bleibt, sondern sorgt auch dafür, dass Ihr System an die Ereignisse des laufenden Jahres angepasst wird. Wir neigen dazu, zu unterschätzen, wie viel Platz wir in einem Aktenschrank benötigen (Affiliate-Link). Seitliche Aktenschränke funktionieren gut und bieten Platz für viele Akten.

Legen Sie das Papier so in den Ordner, dass Sie die Register sehen können
Ein weiterer Tipp für ein effektives Ablagesystem besteht darin, sicherzustellen, dass die Dokumente korrekt im Ordner abgelegt werden. Wenn der Aktenschrank (Affiliate-Link) voll ist, neigen die Papiere dazu, hervorzustehen und die Lasche der Hänge- und Aktenordner zu verdecken (Affiliate-Link). Wenn Sie sich also eine zusätzliche Minute Zeit nehmen, um die Papiere festzudrücken, indem Sie die Mappe herausziehen, die Papiere hineinlegen und sie dann abheften, können Sie und Ihre Mitarbeiter den Dateinamen leichter erkennen.

Beschriften Sie die Außenseite jeder Aktenschrankschublade
Es mag wie ein Schandfleck erscheinen, aber wer in einem Aktenschrank nach Dingen sucht, kann leicht die richtige Schublade finden, wenn sie von außen beschriftet ist. Beschriften Sie jede Schublade mit einem allgemeinen Thema, damit Sie und andere schneller und einfacher die richtige Schublade finden. Seien Sie nicht spezifisch.